Види ділового спілкування (20 фото): його основні типи і короткі поняття, особливості письмових правил етикету

Ділове спілкування в сучасному світі займає дуже важливе місце в житті бізнес підприємств. Правильно збудовані комунікації допомагають укладати угоди та залучати нових клієнтів. Що таке ділове спілкування, які його основні типи і короткі поняття? Які існують види ділового спілкування? Які існують гласні і негласні особливості письмових та інших правил етикету?

За поняттям ділового спілкування ховається різновид комунікації, мета якої не сам процес переговорів, а рішення конкретної задачі або досягнення певної мети, яка є сполучною ланкою для всіх учасників розмови і лежить за межами самого процесу спілкування.

Даний вид комунікації відрізняться від інших видів наявністю наступних обставин:

  • мета, мотиви або діяльність повинні бути загальними для всіх співрозмовників;
  • учасники переговорів знаходяться в загальному просторово-часовому проміжку: бізнес-комунікації можуть відбуватися в будь-якій організації, групі чи команді;
  • всі учасники цього процесу взаємопов’язані, між ними чітко розподілені соціальні ролі і вибудувана ієрархія спілкування;
  • спілкування в цьому контексті має жорсткий регламент, яким повинні підкорятися всі учасники незалежно від статусу: норми поведінки в робочій обстановці – це діловий етикет.

Основні правила ділового етикету передбачають наступне:

  • Ділові співрозмовники повинні дотримуватися певного стилю спілкування, чітко і коротко формулювати свої думки, наводити вагомі аргументи на користь своєї точки зору і вміти слухати і чути співрозмовника. Це допоможе продуктивно провести бесіду, не віднімаючи зайвого часу у ділових людей.
  • При такому спілкуванні учасники бесіди повинні бути максимально ввічливими. Ділові зустрічі переслідують якусь вигоду, тому іноді доводиться спілкуватися з не надто приємними людьми.
  • Зрозумілість слів і прості речення притаманні цьому стилю. Висловлюючись складними термінами та іноземними словами, можна ввести людину в оману або зовсім образити його. У свою чергу, це завадить досягненню поставленої мети.


Функції

Ділове спілкування несе в собі три основні функції, які мають різні кінцеві цілі і принципи впливу на людину:

  • Інформаційно-комунікативна функція передбачає збір і формування конкретної інформації учасниками бесіди, а також обмін накопиченими знаннями в процесі переговорів.
  • Регулятивно-комунікативна функція спрямована на корекцію поведінки учасників спілкування. Під час корпоративного спілкування суб’єкт регулює не тільки власну модель поведінки, але й інших учасників розмови. Для виконання цієї функції підходять такі методи: переконання, або навіювання в межах мовленнєвого етикету, копіювання поведінки.
  • Ефективно-комунікативна функція безпосередньо пов’язана з емоційними аспектами суб’єктів спілкування.

Будь-який вид комунікації має колосальний вплив на психоемоційний стан людини, який впливає на його ставлення до навколишнього світу.

Види

Всі існуючі різновиди ділового спілкування класифікуються за багатьма параметрами. Розглянемо найбільш популярні серед існуючих.

Дивіться також:  Ділові переговори (31 фото): що це, приклади ведення бесіди між партнерами, тонкощі проведення діалогу

В залежності від методу обміну інформацією виділяють усне і письмове ділове спілкування:

  • До письмовим типів бізнес – комунікації можна віднести різноманітні документи службового призначення. Це можуть бути довідка-доповідь, пояснювальна записка, звіти та протоколи засідань, ділові листи, заяви, внутрішній статут фірми, акт про списання, наказ, вказівка в письмовому вигляді, посадова інструкція і багато іншого. Будь-який офіційний документ з підписами або печатками є суб’єктом ділового спілкування.
  • Переговори, зустрічі, наради, бізнес бесіди, доповіді, наради можуть бути віднесені до усної типом ділового спілкування.
  • За способом взаємодії між учасниками існують прямі і непрямі види ділового спілкування:

    • Пряме спілкування передбачає проведення переговорів між партнерами без використання додаткових коштів, тобто співрозмовники знаходяться в одному приміщенні і спілкуються лицем до лиця.
    • Непрямий контакт відбувається із застосуванням сучасних засобів зв’язку – телефону, електронної пошти, відео.
    • Дистанційне спілкування дозволяє оперативно вирішувати деякі питання між партнерами з різних країн. Але досвід показує, що особисті бесіди є найбільш продуктивними.

    Ще одна класифікація передбачає поділ видів бізнес-комунікацій на вербальне і невербальне спілкування:

  • Вербальна комунікація має на увазі взаємодію між людьми з допомогою людської мови. За допомогою мовних систем і залежно від намірів людини формуються мовні тексти. Вони можуть мати як письмову, так і усну форму.
  • Невербальна взаємодія між людьми відбувається без використання мови. Засобом цього спілкування є зовнішній прояв почуттів і емоцій – мова жестів, міміка обличчя, погляд і моторика тіла. Їх об’єднує загальне поняття: кінестика.


  • Форми взаємодії

    Крім видів, виділяють і форми ділового спілкування, вони поділяються на монологічні і діалогічні.

  • У першу групу входять форми комунікації з одним учасником: доповідь, звернення, привітальна мова, реклама. В даному випадку людина виступає в ролі оратора і доносить слухати якусь інформацію. Він повинен чітко розуміти те, про що говорить, і вміти зрозуміло викладати свої думки.
  • Діалогічні форми припускають наявність двох і більше учасників.
  • Переговори є придатною формою комунікації при обговоренні найбільш важливих питань і бувають:

    • вертикальні – з вищим начальством;
    • горизонтальні – всередині організації;
    • несанкціоновані – тобто незаплановані, що проводяться позачергово;
    • на найвищому рівні – зустрічаються тільки особи в статусі керівників зацікавлених компаній;
    • за розширеним столом – зустріч робочих груп або спеціально призначених комісій.

    Бесіда серед інших форм має найбільший неформальний, спрощений характер взаємодії в робочій обстановці. До цієї форми можна віднести будь-який контакт на роботі, який покликаний вирішити проблему. Далеко не всі володіють даром в потрібний момент завести невимушену розмову з начальством і тактовно підвести до вирішення питань, що цікавлять.

    Дивіться також:  Етикет ділового листування (27 фото): особисте і письмове спілкування, мовні норми листи по електронній пошті і особливості мовної етики

    Дискусія чи суперечка – шлях до вирішення поставленої задачі за допомогою зіставлення різних, нерідко протилежних точок зору. Результат продуктивної дискусії – прийняття єдиного рішення за взаємною згодою сторін після почергового вислуховування всіх позитивних і негативних моментів. Ця форма спілкування має найбільш яскраве емоційне забарвлення, але в ділових колах прийнято слідувати деяким правилам. Опоненти не повинні говорити довго, перебивати один одного.

    Запорукою успіху є взаємоповага і лояльне ставлення до думки інших.

    Фази

    Процес ділової розмови від свого початку до досягнення поставленої мети прийнято розділяти на певні етапи або фази.

    Розглянемо кожну з них більш детально.

    • Підготовка до призначеної зустрічі. На цьому етапі дуже важливо намітити план майбутньої бесіди, чітко визначити для себе коло необхідних до виконання завдань. Заздалегідь варто навести довідки про співрозмовника, виходячи з чого вибрати тактику бесіди і необхідні доводи. Адже від того, наскільки змістовної буде зустріч, залежить і її результат.
    • Позначення місця і часового проміжку для проведення переговорів. Визначення цього параметра залежить від ролі співрозмовників. Зазвичай координати переговорів задаються вищестоящим співрозмовником. Якщо зустріч на рівних, то учасники можуть домовитися обопільно.

    • Установка і налагодження контакту з співрозмовником. Ця фаза за своїм функціональним призначенням і є початком переговорів. Нерідко перший погляд або слово співрозмовника складають підсвідоме ставлення до нього і впливають на бажання продовжувати розмову. Під час встановлення контакту важливо якомога швидше привернути до себе співрозмовника і завершити етап встановленням психологічного контакту – моменту, коли всі учасники спілкування готові перейти до суті.
    • Позначення проблеми та обмін наявною інформацією. У цій фазі важливо озвучити всі питання, визначити спрямованість бесіди, дати загальне розуміння проблеми.
    • Аргументи на користь запропонованого рішення. Фаза аргументації тісно взаємопов’язана з попереднім етапом і плавно випливає з нього. У цей період дуже важливо відзначити всі позитивні сторони свого бачення вирішення питання, застосувати навички переконання, особливо якщо співрозмовник дотримується іншої точки зору.
    • Контраргументи. На цьому етапі відбувається вислуховування зустрічних аргументів співрозмовника, який не завжди може бути згоден. Важливо уважно і спокійно вислухати співрозмовника, зрозуміти суть його позиції. Навідні питання допоможуть зрозуміти, чи не пов’язані заперечення з недоліком представленої інформації.
    • Пошук компромісу у вирішенні поставленого завдання. В процесі почергового висування аргументів і пропозицій і відбувається пошук рішення, яке влаштує всі сторони переговорів.
    • Прийняття рішення. Цей етап означає згоду всіх сторін з єдиною позицією, прихід до спільного знаменника.
    Дивіться також:  Службова етика (18 фото): що це таке, типовий кодекс етики і правила етикету для працівників та керівника

    • Фіксація результатів. Всі бізнес-зустрічі завершуються підписанням письмового підтвердження про прийняття спільного рішення. Договір є відображенням того, що зустріч має кінцевий прийнятний для всіх результат.
    • Завершення контакту. Після обговорення важливих питань потрібно вміти правильно розлучитися з співрозмовниками, можливо, залишити візитку або попросити контактні дані у партнерів.
    • Аналіз отриманих результатів. Ця фаза є завершальною. Вона покликана показати, наскільки прийняте рішення було правильним і прибутковим для учасників бесіди.

    На основі такого аналізу бізнес-партнери приймають рішення про подальшу співпрацю або припинення контактів.

    Поради та рекомендації

    Запорука успішного ведення бізнесу – правильно вибудуване ділове спілкування зі своїми клієнтами та партнерами. Щоб досягти цього, слід взяти до уваги деякі нюанси.

    • Необхідно завжди тримати ситуацію під контролем. Прояв емоцій і почуттів недоречно в діловому середовищі. Почуття страху і невпевненості можуть завадити прийняттю рішення, а викликане маніпуляціями співрозмовника почуття жалості привести до підписання невигідного контракту. Неприйнятно прояв нестриманості і агресії під час проведення діалогічних видів спілкування – таких, як дискусія. З неврівноваженим і вічно сумнівається партнером навряд чи хтось захоче мати справу.
    • Вміння вгадувати бажання клієнта – ще одна важлива складова успішного ведення справ, адже в будь-якому бізнесі вся діяльність підприємства спрямована на задоволення потреб клієнта. Уважність і чемність, обслуговування по вищому розряду змусять клієнта повертатися знову.
    • Планування і уміння відрізнити головне від другорядного. У будь-яких переговорах важливо висловлюватися коротко і ясно, не заглиблюючись у деталі другого плану. Зазвичай у ділових людей час обмежений, тому не варто готувати довгі монологи для важливих зустрічей.
    • Ділові відносини не повинні перетинатися з особистими. Навіть якщо людина викликає неприязнь, це не означає, що він не може бути корисний в діловому відношенні. Прояв доброзичливого і прихильного ставлення, щирий інтерес до аргументів співрозмовника дозволять продуктивно провести зустріч.
    • Чесність і прозорість намірів. Під час переговорів потрібно поводитися щиро, підтверджуючи свої слова фактами і статистикою. Адже будь-який нечесний вчинок заради вигідної угоди може назавжди підірвати довіру партнера і зіпсувати репутацію.
    • Знання основ ділового етикету.

    Такі нехитрі правила, як пропозицію чашки кави перед початком зустрічі, щире бажання допомогти в дрібницях, вміння вчасно вибачитися за помилку налаштують партнера або клієнта на позитивний лад і дадуть відчути себе важливим.

    На відео нижче розказано про 5 основних правил ділового спілкування.