Ділова бесіда (25 фото): що це таке, види та етапи, структура та приклади правил ведення, підготовка і проведення

Ділова бесіда повинна бути суворою і короткою. Що це таке? Які види і етапи ділової бесіди? Яка структура і приклади правил ведення під час ділової бесіди? Яка підготовка та проведення ділової бесіди?

У першу чергу, ділова бесіда являє собою усний контакт між парою людей, які мають намір укласти, зміцнити або ж завершити ділові відносини. По-друге, вона передбачає мовне спілкування між співбесідниками, які мають повноваження для вирішення робочих питань, ділових проблем. По-третє, з допомогою бесіди результат досягається найбільш швидко.

Ділова бесіда – вид мовленнєвої комунікації, і на відміну від інших способів спілкування, таких як збори, ділове листування, телефонні переговори, володіє рядом переваг:

  • Ділова бесіда дозволяє зосередитися на співрозмовника чи групу людей, що беруть участь в ній, це означає, що вона особистісно орієнтована.
  • Безпосередньо спілкування відбувається у комфортною для обох сторін обстановці, це веде до більш швидкого пошуку рішень проблем.
  • Також ненапрягающая атмосфера створює більш сприятливі умови для встановлення міцних особистих взаємин, що в процесі роботи веде до полегшення спілкування між сторонами.
  • Хороша можливість більш гнучкого підходу до предмета розгляду.
  • Скорочення згаяного часу, адже співрозмовник реагує на висловлювання відразу, це сприяє якнайшвидшому досягненню поставлених цілей.
  • Особисто переконати співрозмовника у своїй правоті і обґрунтованості затребуваною позиції набагато простіший, що призведе до прийняття більш вигідної пропозиції для вас.
  • Рівень компетентності керівника незмінно зростає завдяки обліку висловлених зауважень та оцінок з іншого боку.

Етапи ділової бесіди необхідно ретельно дотримуватися. Так буде легше вести переговори.


Функції

Завдання, які виконуються за рахунок проведення бесіди, вельми різноманітні.

Ділова бесіда містить в собі ряд найважливіших для переговорів функцій. До таких слід віднести:

  • працівники однієї сфери можуть моментально обговорити нагальні питання і знайти до них рішення;
  • перебуваючи в одному приміщенні, партнери ведуть спільний пошук рішень, також відбувається розгляд різних ідей по просуванню до мети;
  • велика ймовірність укласти вигідні для бізнесу угоди;
  • відбувається координація поточних ділових заходів, що веде за собою контроль якості виконуваних завдань;
  • ділові контакти легко підтримати на належному рівні під час проведення бесіди, ніж під час листування;
  • відбувається стимуляція працівників шляхом мотиваційних ідей на активну участь в справі.

Поняття бесіди у діловому світі досить суворе. Для ведення переговорів необхідно звертатися до співрозмовника ввічливо, повинна бути службова етика, а говорити завжди коротко і по суті.

Види

Ділові співбесіди можуть проводитися у трьох різних ситуаціях: прийом на роботу нового співробітника, звільнення або бесіда, яка несе повчальний характер у зв’язку з дисциплінарними порушеннями.

При прийомі на роботу

Бесіда при прийомі на роботу проходить у форматі «Питання – Відповідь», що більше схоже на проведення інтерв’ю. Головне – отримати достовірну інформацію про надходження працівника з метою виявлення його професійних якостей.

Основні завдання бесіди при прийомі на роботу:

  • дізнатися причину, по якій людина шукає роботу;
  • визначити його компетентність в необхідної робочої сфері;
  • виявити його слабкі і сильні сторони, головні риси характеру, можливо, особливості темпераменту;
  • дізнатися про досягнення, які досяг співробітник в минулому;
  • запитати на яку зарплату він розраховує;
  • визначити, яких вказівок він чекає від начальства;
  • визначити, яке начальство для нього є хорошим і ефективним.


При звільненні

Бесіда при звільненні працівника з роботи підрозділяється на два типу: звільнення за власним бажанням і з примусу (в зв’язку з скороченням персоналу тощо).

Дивіться також:  Ділове спілкування (66 фото): що це таке, особливості етикету, функції та принципи, правила поведінки при конфлікті

При проведенні першого типу бесіди необхідно:

  • Виявити справжню причину звільнення співробітника.
  • Визначити, чим він мотивувався, що викликало таке рішення (можливо, невдоволення виробничим процесом або ж неувага з боку керівника, образи на колег).
  • Дізнатися, що не влаштовувало його в роботі і, навпаки. Третя фаза найбільш інформативна.
  • Відомий факт, що службовці, які залишають своє робоче місце з особистісних мотивів, як правило, не бояться розповісти істинні факти. З боку керівника це може в майбутньому сприяти поліпшенню виробничого процесу і виключити втрату цінних робочих кадрів.

    Необхідність проведення такої бесіди полягає в головній задачі начальства – піклуватися про виправлення помилок в управлінській діяльності, та стежити за цим на кожному рівні виробництва.

    Бесіда ж з працівником, якого доводиться звільняти, у спеціальній зарубіжній літературі отримала назву «прощальний розмова». Вона протікає інакше:

  • Розмова ніколи не призначається перед вихідними або святковими днями, адже це може зіпсувати настрій і вплинути не тільки на самого працівника, але і на його сім’ю і близьких.
  • Бесіда не проводиться на робочому місці, а також у приміщенні, де працює велика кількість людей, це несе за собою велику емоційну навантаження на підлеглого, що може спричинити за собою певні наслідки.
  • Бесіда протікає протягом 20 хвилин, тому що співробітник, який почув несприятливий звістка, емоційний не налаштований, щоб вслухатися в те, що йому кажуть і обдумувати різні факти, що намагається донести керівник, увійдіть у становище.
  • Начальство має бути точним у викладі і коректним, інакше співробітника можуть наздогнати сумніви в справедливості висловлених слів, що спричинить суперечки та оскарження рішень. Особливо емоційні люди можуть розплакатися прямо на місці.
  • У зарубіжній практиці існує спеціальна «реабілітаційна програма» для звільнюваних. На практиці керівництво підшукує вільні місця на іншому підприємстві, щоб працівник, зневірившись у власних силах, не опустив руки. Також існує думка, що дана програма корисна для підтримки рівня авторитету звільненого в очах колег і домочадців.

    Дисциплінарна бесіда

    У свою чергу, дисциплінарні бесіди відбуваються у разі порушення будь-яких правил. Вони вимагає критичної оцінки роботи співробітника з боку начальства. Отже, така бесіда вимагає:

  • Керівник зобов’язаний отримати всі необхідні відомості про працівника і його посаду, щоб уникнути помилкових ситуацій. Характеристика співробітника повинна бути максимально точною і обширною.
  • Інформація повинна поступати по черзі, тому що правильно побудована бесіда веде до кращого розуміння проблеми з боку підлеглого.
  • Існує єдине правило: не можна критикувати особистість винного, увага приділяється тільки неправильно виконаному завданню. Це визначення повинно застосовуватися завжди.
  • Різновиди ділової бесіди досить великі. Вами може бути застосована будь-яка методика, яка вам найбільше до душі. Комунікативним навичкам необхідно приділяти особливу увагу.

    Правила

    Ключовий інструмент – вміння задавати питання. Завжди варто дотримуватися основного зводу правил ефективної мовленнєвої комунікації:

    • Необхідно правильно і чітко налагодити контакт з наданим вам співрозмовником для досягнення гарного результату, і щоб скоротити час на непотрібне спілкування.
    • Необхідно враховувати, яку роботу він виконує, визначити його посадові повноваження, задатися питанням кордонів робочої сфери, щоб знати, за що саме співробітник несе відповідальність.
    • Життєвий досвід і трудовий досвід, а також інтереси його поза робочою сфери, його процес мислення необхідно завжди враховувати. Кожна людина індивідуальна, а значить до кожного потрібен свій підхід. Тут не підійде метод клішованих фраз, завжди потрібно думати.
    • Слід з повагою ставитися до робочого, не звертати увагу на його можливі дефекти мови або ж зовнішні недоліки.
    • Головною метою ділової бесіди є процес донесення інформації, його потрібно організувати чітко за планом, не боятися висувати свої ідеї, спростовувати доводи співрозмовника, підбирати правильну аргументацію, точно формулювати свої висловлювання, і не лити воду. Слід пам’ятати: рішення завжди слід за обговоренням.
    Дивіться також:  Види ділового спілкування (20 фото): його основні типи і короткі поняття, особливості письмових правил етикету

    • Якщо прагнути краще зрозуміти характер виниклої проблеми, то можна уникнути тривалих і непотрібних розмов «навколо, та близько», це допоможе вам впливати на людину або групу людей, що беруть участь в процесі ділової бесіди більш сильно.
    • Правильне викладення та формулювання проблеми приведуть вас до оцінок, які можуть стимулювати співрозмовника, щоб висловити своє ставлення до проблеми, або мотивувати його на пошук рішень, розкріпачити його, і змусити висунути ідею. Класифікація повинна бути чіткою.
    • Правильна організація діалогу привіт вас до кращого розуміння свого опонента, допоможе уникнути тупикових ситуацій або ситуацій, які можуть дратувати, нервувати, дратувати. Допоможе зберегти кращу атмосферу бесіди і залишити приємне враження після.

    У колективі завжди повинна бути атмосфера доброзичливості. Недопустимі різкі висловлювання для учасників бесіди.

    Як підготуватися?

    Зрозуміло, що правила підготовки до проведення бесіди можуть розрізнятися, і жодне з них не можна назвати безпомилковим. Все залежить від ситуації. Однак буде корисно вказати на наступні варіанти підготовки:

    • для початку до цього відноситься складання плану співбесіди;
    • потім збір і обробка отриманого матеріалу з метою підвищення компетентності у провідному питанні;
    • ви завжди маєте права редагувати наявну інформацію, для цього й придумані ділові бесіди.

    Правильний підбір місця проведення бесіди однозначно може вплинути на результат співбесіди. Існує кілька підходів, які відрізняються в залежності від ситуації. Людина, яка не є співробітником вашої фірми, може бути запрошений на співбесіду поза будівлі офісу.

    Інший приклад: зустріч в кабінеті керівника, що проводить співбесіду, його зазвичай називають спеціальною кімнатою. Вона повинна бути обладнана всім необхідним. Навколишнє вас і вашого співрозмовника обстановка повинна бути максимально комфортною по можливості, головний фактор – спокій.

    Відключите всі телефони. Попередьте колег, секретаря про має намір зустрічі, адже сторонні люди, зайві телефонні дзвінки просто дратують, це може перешкодити досягненню поставлених завдання, просто перешкодивши процесу.

    Але слід зрозуміти, що «інтимність» обстановки буде зайвою, не забуваєте про робочому процесі. Відредагуйте правильно освітленість, виберіть світлу кімнату з мінімалістичним дизайном, так ніщо не буде відволікати увагу.

    Тонкощі проведення

    Існує кілька правил «за замовчуванням», які непомітно, але істотно можуть вплинути на результат ділової бесіди. Застосовувані техніки часто призводять до позитивного результату. Необхідно застосовувати основні моделі поведінки партнерів під час бесіди. Структурні принципи ділового спілкування також допоможуть вам просуватися вище по кар’єрних сходах.

    Не обов’язково зустрічатися з працівниками на робочих місцях. Місцем зустрічі можна позначить і ресторан, і кафе, і клуб і навіть будинок. Мета, яку необхідно переслідувати, це комфорт. Саме комфорт допомагає досягти кращого результату. Але не можна занадто захоплюватися, якщо обстановка буде більше схожим на «інтимний», це може призвести до зворотного результату.

    Час, в який ви вирішили провести ділову бесіду, – дуже важливий момент. Лише подумавши про це пункті, слід домовлятися про зустрічі. Воно допоможе вам і зіграє «на руку», якщо ви хочете переключити ініціативу на вашу сторону, безумовно, і саму ситуацію таким чином контролювати буде простіше.

    Дивіться також:  Дипломатичний етикет (18 фото): що це таке, види і протокол, вибір одягу, правила підготовки і проведення прийомів

    Після того як ви визначилися з місцем та часом, необхідно поставити собі певні цілі, досягти яких ви збираєтеся або бажаєте, потім розробити стратегію, якої ви будете слідувати для цього, і після сформулювати структуру бесіди. Також важливо врахувати розташування учасників. Головна технологія – ви повинні дивитися на співрозмовника прямо і на одному рівні.

    Під час нарад повинен бути присутнім етикет. Це одне з головних правил.

    Поради та рекомендації

    Факти, що сприяють успіху ділової бесіди. В першу чергу до цього слід віднести професіоналізм, адже саме компетентність в обраній сфері і ясне бачення проблеми допоможуть вам прощу і швидше впоратися із завданнями і досягти необхідну мету.

    • Постійна спрямованість на результат буде вашою перевагою, лише безпосереднє прагнення до мети веде до її досягнення, нічого не зміниться, якщо ви продовжите лежати на дивані.
    • Ритм, необхідно чітко розписати завдання і поставлені цілі, щоб слідувати плану чітко.
    • Насиченість міркувань створить враження, що ви – самий зацікавлена людина, і «пиріжки» дістануться вам.
    • Але не слід забувати про рамки передачі інформації, хоча трішки гумору буде все ж доречна.
    • Не слід лякатися, якщо бесіда не відразу йде гладко, найчастіше причина невдачі криється не тільки у вас, але і від настрою вашого співрозмовника.
    • Те, як ви подаєте інформацію – дуже важливо. Необхідно завжди підбирати правильні слова. Доводи повинні бути вагомими. Настрій добрим. В голосі відчуватися впевненість.

    • Слід уникати суперечок і непотрібної напруженості у розмові. Для початку спокійно оцініть ситуацію, постарайтеся направити розмову у потрібне русло з допомогою уточнюючих питань. Не слід показувати невпевненість в собі або беззахисність в ім’я мети – переконати або переконати співрозмовника.
    • Нестримна категоричність суджень погубить суть бесіди, про це не варто забувати. Люди часто не можуть домовитися, адже «скільки людей – стільки і думок». Шукайте компроміс, це завжди було найкращим способом вирішення неабияких питань і проблем.
    • У разі, якщо доводиться відповідати на висунуті заперечення, для початку спробуйте виграти час і дозволити співрозмовникові самостійно відповісти на свої ж питання, і, можливо, спростувати їх.
    • для цього підійде непряме заперечення проблеми, вислуховування кількох заперечень, щоб вловити головне, необхідно продовжувати розмовляти спокійним тоном, а формулювання слід пом’якшити, якщо відповідь не чекає;
    • особисті упередження та оцінки вам не допоможуть;


    • не слід квапитися в ув’язненні, адже між фактом і думкою існує різниця;
    • у випадках, коли співрозмовник намагається «роздратувати» вас яскравим зарозумілістю і намагається сперечатися, вам слід прийняти позицію «вичікування» і чекати, поки він сам зайде в глухий кут;
    • не забувайте: рішення завжди повинно слідувати за обговоренням, в іншому випадку, співрозмовник може вас розкритикувати, або погоджуватися з усім, що не призведе до гарного результату.

    Правильно складена структура бесіди – ваш надійний помічник. Для цього вам необхідно підготуватися до бесіди заздалегідь, встановити місце і час зустрічі, підготувати правильне вступ в контакт із співрозмовником, правильно оформити постановку проблеми, підібрати вірну аргументацію або ж спростування доводів співрозмовника, проаналізувати альтернативні варіанти виходу, вибрати оптимальне рішення, зафіксувати домовленість, правильно попрощатися.

    По завершенні бесіди слід провести аналіз своєї тактики спілкування, а також результату бесіди.


    Прийом співробітників на роботу вимагає від керівника певних зусиль, знань і досвіду. Про тонкощі ведення ділової бесіди на співбесіді дивіться далі.